Politique de confidentialité – RACE MANAGER

Dernière mise à jour : 23 juillet 2026

La présente politique de confidentialité explique comment l’application RACE MANAGER – SPORT EVENT collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel de ses utilisateurs.

RACE MANAGER est une application destinée à faciliter l’organisation, la coordination et le suivi opérationnel d’événements sportifs.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est :

ULTRA RAID ASBL
Rue de la Corée 21
5620 Flavion
Belgique
Numéro d’entreprise : BE 0707.634.301
E-mail : info@ultra-raid-des-3-vallees.com
Site internet : www.race-manager.com

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée ci-dessus.

2. Données collectées

Selon votre utilisation de RACE MANAGER, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes.

Données liées au compte utilisateur

• Nom et prénom ;

• Adresse e-mail ;

• Numéro de téléphone, si renseigné ;

• Organisation ou structure représentée ;

• Fonction et rôle attribué dans l’application ;

• Identifiant interne du compte ;

• Informations nécessaires à l’authentification et à la sécurisation du compte.

Les mots de passe ne sont pas accessibles en clair par RACE MANAGER.

Données liées aux événements

• Événements auxquels l’utilisateur est rattaché ;

• Missions, horaires et zones d’affectation ;

• Informations relatives aux bénévoles, collaborateurs et prestataires ;

• Check-lists, notes, commentaires et rapports opérationnels ;

• Actions réalisées dans l’application ;

• Informations relatives aux parcours, points d’intérêt, ravitaillements, postes de sécurité et dispositifs opérationnels.

Données de localisation

Lorsque cette fonctionnalité est activée et autorisée par l’utilisateur, RACE MANAGER peut accéder à la localisation de l’appareil afin de :

• Afficher la position de l’utilisateur sur une carte ;

• Identifier plus rapidement le lieu d’un incident ;

• Faciliter la coordination des équipes ;

• Associer une position géographique à un signalement ou à une intervention.

L’accès à la localisation dépend des autorisations définies dans les réglages de l’appareil. L’utilisateur peut retirer cette autorisation à tout moment.

RACE MANAGER n’utilise pas les données de localisation à des fins publicitaires.

Photos, caméra et documents

Avec l’autorisation de l’utilisateur, l’application peut permettre de prendre ou d’importer des photos et des documents afin de les associer à un incident, une mission, un équipement ou un événement.

RACE MANAGER accède uniquement aux éléments sélectionnés ou transmis par l’utilisateur.

Informations relatives aux incidents

Lorsqu’un incident est signalé, les informations suivantes peuvent notamment être enregistrées :

• Nature et description de l’incident ;

• Date, heure et localisation ;

• Identité ou coordonnées des personnes concernées, si nécessaire ;

• Photos, commentaires et mesures prises ;

• Statut et suivi de l’intervention.

L’application n’a pas vocation à constituer un dossier médical. Toute information relative à la santé éventuellement enregistrée doit être limitée à ce qui est strictement nécessaire pour assurer la sécurité des personnes et la gestion de l’événement. Son accès est réservé aux utilisateurs autorisés.

Données techniques

Certaines informations techniques peuvent être collectées automatiquement :

• Type d’appareil et système d’exploitation ;

• Version de l’application ;

• Adresse IP ;

• Date et heure de connexion ;

• Journaux de connexion et d’activité ;

• Rapports d’erreurs, de dysfonctionnement ou de sécurité.

Ces données sont utilisées pour assurer le fonctionnement, la maintenance et la sécurité de l’application.

3. Finalités du traitement

Les données sont traitées afin de :

• Créer, administrer et sécuriser les comptes utilisateurs ;

• Gérer les accès et les autorisations ;

• Organiser et coordonner les événements sportifs ;

• Attribuer des rôles, des missions et des horaires ;

• Faciliter la communication entre les équipes ;

• Gérer les parcours, les postes opérationnels et les points d’intérêt ;

• Signaler, localiser et suivre les incidents ;

• Assurer la sécurité des participants, des bénévoles et des collaborateurs ;

• Fournir une assistance technique ;

• Prévenir les utilisations frauduleuses ou non autorisées ;

• Améliorer les fonctionnalités et les performances de l’application ;

• Respecter nos obligations légales et réglementaires.

4. Bases juridiques

Selon la nature du traitement, les données sont traitées sur l’une des bases juridiques suivantes :

• L’exécution d’un contrat ou la fourniture du service demandé ;

• L’intérêt légitime de RACE MANAGER et des organisateurs d’événements à assurer la coordination, le fonctionnement et la sécurité de leurs activités ;

• Le respect d’une obligation légale ;

• Le consentement de l’utilisateur, notamment pour l’accès à la localisation, à la caméra, aux photos ou aux notifications ;

• Lorsque cela est strictement nécessaire, la protection des intérêts vitaux d’une personne.

L’utilisateur peut retirer une autorisation ou son consentement à tout moment depuis les réglages de son appareil ou en nous contactant. Ce retrait n’affecte pas la licéité des traitements réalisés auparavant.

5. Utilisation par une organisation

Lorsqu’un utilisateur accède à RACE MANAGER dans le cadre d’une organisation, d’une entreprise, d’une association ou d’un événement, cette structure peut déterminer certaines finalités et modalités du traitement.

Elle peut notamment :

• Créer ou demander la création de comptes ;

• Attribuer les rôles et les droits d’accès ;

• Consulter les informations liées à ses événements ;

• Déterminer les personnes autorisées à consulter les données ;

• Demander la modification, la désactivation ou la suppression d’un accès.

Dans ce contexte, l’organisation concernée peut agir comme responsable du traitement pour les données qu’elle introduit ou gère dans RACE MANAGER.

6. Partage des données

Les données peuvent être accessibles :

• Aux administrateurs autorisés de RACE MANAGER ;

• Aux responsables des événements concernés ;

• Aux utilisateurs disposant d’un rôle nécessitant cet accès ;

• Aux prestataires techniques chargés de l’hébergement, de l’authentification, des notifications, de la maintenance ou de la sécurité ;

• Aux services de secours ou aux autorités compétentes lorsqu’une situation l’exige ;

• Aux autorités publiques lorsque la loi nous y oblige.

Les prestataires techniques interviennent uniquement dans le cadre des services qui leur sont confiés et sont tenus de protéger les données.

RACE MANAGER ne vend ni ne loue les données personnelles de ses utilisateurs.

RACE MANAGER n’utilise pas les données personnelles pour suivre les utilisateurs sur les applications ou les sites internet d’autres entreprises à des fins publicitaires.

7. Transferts internationaux

Certains prestataires techniques peuvent traiter ou héberger des données en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque cela se produit, nous veillons à ce que le transfert repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, tel qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

8. Conservation des données

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

À titre général :

• Les données du compte sont conservées pendant toute la durée d’utilisation du service, puis supprimées ou anonymisées après la fermeture du compte ;

• Les données opérationnelles sont conservées pendant la durée nécessaire au suivi de l’événement et au traitement d’éventuels incidents, litiges ou obligations légales ;

• Les données relatives aux incidents peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’elles sont nécessaires à la défense de droits, au traitement d’un dossier d’assurance ou au respect d’une obligation légale ;

• Les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une durée limitée ;

• Certaines données peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes sécurisées avant leur suppression définitive.

À l’expiration des délais applicables, les données sont supprimées ou rendues anonymes.

9. Sécurité

RACE MANAGER met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données contre :

• La perte ;

• L’accès non autorisé ;

• La modification ;

• La divulgation ;

• La destruction accidentelle ou illicite.

Ces mesures peuvent notamment comprendre l’authentification des utilisateurs, la gestion des rôles et permissions, le chiffrement des communications, la journalisation des accès et la sauvegarde sécurisée des données.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, les utilisateurs sont également invités à choisir un mot de passe sécurisé et à ne pas partager leurs identifiants.

10. Notifications

RACE MANAGER peut envoyer des notifications liées :

• Aux événements ;

• Aux missions et horaires ;

• Aux modifications opérationnelles ;

• Aux alertes et incidents ;

• À la sécurité du compte ;

• Aux informations importantes concernant le service.

L’utilisateur peut désactiver les notifications dans les réglages de son appareil. Certaines alertes indispensables peuvent également être transmises par e-mail.

11. Droits des utilisateurs

Conformément au Règlement général sur la protection des données, l’utilisateur peut demander :

• L’accès à ses données personnelles ;

• La rectification de données incorrectes ou incomplètes ;

• L’effacement de ses données ;

• La limitation du traitement ;

• L’opposition à certains traitements ;

• La portabilité des données, lorsque celle-ci est applicable ;

• Le retrait de son consentement à tout moment ;

• La fermeture et la suppression de son compte.

Une preuve d’identité peut être demandée lorsqu’elle est nécessaire pour éviter qu’une personne non autorisée accède aux données.

Les demandes peuvent être envoyées à :

info@ultra-raid-des-3-vallees.com

Nous répondrons dans les délais prévus par la réglementation applicable.

L’utilisateur peut également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique
www.autoriteprotectiondonnees.be

12. Suppression du compte

L’utilisateur peut demander la suppression de son compte :

• Depuis les paramètres de l’application, si cette fonctionnalité est disponible ;

• En contactant l’administrateur de son organisation ;

• En envoyant une demande à info@ultra-raid-des-3-vallees.com.

La suppression du compte entraîne la suppression ou l’anonymisation des données associées, sauf lorsque leur conservation reste nécessaire pour respecter une obligation légale, gérer un incident ou défendre un droit.

13. Utilisation par des mineurs

RACE MANAGER est un outil professionnel destiné principalement aux organisateurs, collaborateurs, bénévoles et intervenants impliqués dans la gestion d’événements sportifs.

L’application ne s’adresse pas directement aux enfants et ne collecte pas volontairement leurs données sans base juridique appropriée ou autorisation requise.

14. Services externes

L’application peut contenir des liens ou permettre l’utilisation de services externes, notamment des outils cartographiques ou des services de navigation.

L’utilisation de ces services peut être soumise aux conditions et politiques de confidentialité de leurs fournisseurs respectifs. RACE MANAGER n’est pas responsable des traitements réalisés directement par ces services externes en dehors de son contrôle.

15. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte :

• De l’évolution de l’application ;

• De l’ajout de nouvelles fonctionnalités ;

• De changements techniques ;

• De nouvelles obligations légales ou réglementaires.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la page. En cas de modification importante, les utilisateurs pourront être informés dans l’application ou par e-mail.

16. Contact

Pour toute question concernant cette politique ou le traitement de vos données :

RACE MANAGER – ULTRA RAID ASBL
Rue de la Corée 21
5620 Flavion
Belgique
Numéro d’entreprise : BE 0707.634.301
E-mail : info@ultra-raid-des-3-vallees.com
Site internet : www.race-manager.com